20 érv amiért érdemes munkahelyi levelezésre Google-t használnia

Sok vállalat tudja, hogy mennyire fontos a professzionalizmus és a megfelelő céges arculat és egyértelműen prioritásként kezelik. A szükségtelen változtatások befolyásolhatják a vásárlók tevékenységeit és sokuk elvesztéséhez vezethetnek. 

Az e-mail címek határozottan megmutatják egy cég megbízhatóságát. Kétségkívül nagyobb bizalmat kelt egy e-mail az iroda@szallitoceg.hu e-mail címről, mint a marex2043@gmail.com-ról. A Gmail ingyenes verziójához a Google további G Suite for Enterprises-t (korábban Google Apps for Workként ismert) ajánlja.

A céges Google levelezésről – néhány szó a G Sutie-ról

A G Suite egy online felhő szolgáltatás, ami a cégének egy újfajta online munkavégzést tesz lehetővé. A G Sutie az eredetileg Google Apps for Work névre hallgató szolgáltatásból lett. A csomag magában foglalja a céges levelezést, felhő tárhelyet, naptárat, dokumentumokat, táblázatokat és csoport beszélgetést. A csapatmunka, a megbeszélések ütemezése a naptárban és dokumentumok elérése akár mobiltelefonról csak az egyik előnye a szolgáltatás telepítésének. A G Suite egy rugalmas megoldás és bármilyen méretű cégnek tökéletes lehet – kis helyi vállalkozásoktól kezdve a közép vállalkozásokon keresztül a nemzetközi cégekig. 

Mindez nagyon ígéretesen hangzik, úgyhogy nézzük meg a céges Google használatának előnyeit.

1. Hozzon létre aliast a céges e-mail fiókjához

Ha szeretné, hogy a sales@cukraszat.hu e-mailre küldött levelek a janos@cukraszat.hu email címre is eljussanak, csak egy aliast kell létrehoznia. Bármilyen levelet küldenek a fenti két címre, ugyanabban a fiókban fog landolni. A címek sokfélesége nem lesz többé probléma se önnek se vásárlóinak.

2. Találjon kényelmesen időpontot a megbeszéléseknek – a megosztott naptárban

A Gmail for Business tartalmaz egy megosztott naptárat, ami megkönnyíti a csapat munkáját. A találkozók és események létrehozásával sokkal hatékonyabban tudja beosztani az idejét. A Google Naptár egy további előnnyel is rendelkezik: emlékeztet a közelgő eseményekre. Segítségével kényelmesen értesítheti kollégáit a szabadságokról és a rendszeres találkozókról.

3. A céges adatok kezelése – biztonsági adatmentés

Amennyiben G Suite-ot vásárol, 25 napon belül vissza tudjuk állítani a törölt adatokat. A G Suite Business választásával elérheti a Google Széfet, ami segít eldönteni, hogy milyen tartalmat érdemes megtartani és rákeressen behozott adatokra és megbizonyosodhasson róla, hogy megfelel az eDiscovery-nek és a megfelelési igényeinek.

4. Több hely a céges adatoknak

Elképzelhető, hogy a 15 GB tárhely, amit a Gmaillel kap, nem elég. Szerencsére a G Sutie 30 GB tárhelyet ad a Basic változatban és a legalább 5 fiókkal rendelkező cégeknek korlátlan tárhelyet a Business verzióban. 

5. 99.9% üzemidő garancia

A Google a legmagasabb szintű szolgáltatásokat biztosítja folyamatosan, egész nap. Ezzel kitűnik a versenytársai közül, akik gyakran hibáznak és messze elmaradnak ebben. 

6. Egyidejű együttműködés

Függetlenül az internetkapcsolattól, a munkáját a dokumentumokon, táblázatokon és diákon bármilyen készüléken folytathatja. Más csapattagokkal együtt, egyszerre dolgozhatnak a dokumentumokon. Ugyanakkor követheti a változtatásokat, amiket a többi felhasználó végez. Minden változtatás automatikusan elmentődik.

7. Adatbiztonság

A biztonsági megoldások mindenki számára prioritás. A kétlépcsős azonosítás csökkenti a jogosulatlan felhasználók hozzáférésének lehetőségét a kérdésekkel, amiket bejelentkezéskor tesz fel. A biztonsági kulcs érvényesítése szintén egy megbízható biztonsági módszer. Ez egy fizikai kulcs használatát jelenti, ami egy titkosított aláírást küld és hatékonyan védi meg a felhasználókat az adathalászattól. A kulcs elengedhetetlen a bejelentkezéshez.

8. Technikai támogatás a cégének

Ez valószínűleg a G Suite egyik legértékesebb előnye, amivel munkanapokon 8-18 óráig technikai segítséget kérhet. Ez a megoldás természetesen nincs meg a Gmail verzióban. Probléma esetén telefonon, chat-en vagy e-mailben kérhet segítséget. 

9. Semmi felesleges reklám és spam

Sok ember bejövő postafiókja szinte felrobban a töménytelen mennyiségű reklámtól és spamtól. Az emailjeink rendben tartása, a nem szükséges levelek törlése rengeteg értékes időt emészt fel. Ha úgy dönt, hogy egy vállalati tervet vásárol, nem kell többé ilyen földi dolgokkal törődnie. A Gmail azon verziója, ami a G Suite-tal jár, a piac egyik legjobb spamszűrő jével rendelkezik, ami ha helyesen van beállítva, távolt tartja a kéretlen tartalmat a bejövő postától.

10. Üzleti e-mailek ellenőrzés alatt

A céges Gmail másik előnye, hogy könnyen lehet kezelni a céges e-mail címeket. Az alkalmazottak fluktuációja elkerülhetetlen és ezzel számolnia kell minden vállalkozónak, ezért az emailek teljes védelme érdekében a Gmailben meggátolja a hozzáférést annak a személynek, aki már nem dolgozik az adott pozícióban. 

11. Felmérések és űrlapok előállítása egyszerűen

A Google Űrlapoknak köszönhetően egyszerűen hozhat létre felméréseket és kérdőíveket. A kérdőív letisztult, esztétikus kinézete egyértelműen megkönnyíti a vásárlói kapcsolattartást és segít az értékes információk beszerzésében. A behelyezhető képekkel videókkal és a kérdések újrarendezésével sokkal vonzóbbá és érdekesebbé teheti az élményt a válaszadó számára.

12. Költséghatékonyság

A felület hatékonyan segít a működési és az alapköltségek csökkentésében és sokkal eredményesebben irányíthat és tervezhet. A szolgáltatással és az infrastruktúrával kapcsolatos problémákkal töltött idő jelentősen csökken, és ezek helyett több energiát fordíthat ügyfeleinek igényeire.

13. Videómegbeszélések a Google Meet-tel

Videóhívások, üzleti találkozók és konferenciák szervezése – a Google Meet által ajánlott lehetőségek végtelenek. A Google Meet-et a számítógépén vagy mobiltelefonján is futtathatja vagy használhat videókonferencia berendezést. 

14. Egyszerű IT adminisztráció

Az új csapattagok fiókjának beállítása csak néhány pillanatot vesz igénybe. A G Suite-tal nem kell többet a szoftver frissítésekkel és a biztonsági javításokkal foglalkoznia.

15. Hozzon létre honlapot egyszerűen, kódsorok nélkül

A Google csomaggal létrehozhat weboldalt egyetlen kódsor megírása nélkül. Ez a megoldás segíthet olyan cégeknek, akiknél a programozási és dizájn erőforrások limitáltak.

16. Adatbiztonság a bírósági eljárások esetére

Senki nem szívesen gondol bele, de előfordulhat, hogy egyszer majd cége jogi problémákkal néz szembe. A Google Széf segít felkészülni az ilyen eshetőségekre és tárolja a Gmail fiókok felhasználói adatait valamint egy bizonyos ideig a Hangouts csetek felvételeit is. Ilyen esetekben jól jöhet, ha gyorsan elő tudjuk szedni és visszaállítani az adatokat. Egy céges levelezés kiválasztásánál pedig ennek az egyik fő szempontnak kell lennie.

17. Vizuálisan attraktív prezentációk készítése

A prezentáció az egyik hatékony módja a munka felgyorsításának és a problémák gyorsabb, hatékonyabb megoldásának. Sok ember tud egyidőben egy fájlon dolgozni, így mindig mindenkinek megvan a legutolsó mentett verzió. Hogy ki láthatja vagy kommentálhatja a prezentáció tartalmát, öntől függ.

18. Jegyzeteljen le mindent, ami az eszébe jut

A Google Keep segít rendezettnek maradni. Céges piknik? Egy csomó dolgot kell észben tartania? Mindössze egy helyzethez kötött emlékeztetőt kell beállítania, ami azonnal aktiválódik, ha a helyszínre érkezik. A Google Keep-ben kényelmesen rendezheti a jegyzeteket és megtalálhatja azokat, amire éppen szüksége van.

19. Érje el az információt, amire és amikor szüksége van

A Google céges levelezése magában foglalja a Cloud Keresőt is – egy eszköz, amivel gyorsan megtalálhatja a szükséges információt virtuálisan és saját készülékéről (lapotopon vagy tabletről). Átfuttatja a céges tartalmakat a G Suite-ban, hasznos adatokat továbbít és olyan javaslatokat, amik jelentősen megkönnyítik a munka szervezését nap közben. 

20. Független üzleti alkalmazás létrehozása a Google App Maker-rel

A G Suite a céges levelezésen kívül üzletéhez fejlett eszközöket is kínál. Az App Maker-nek rengeteg sablonja van amivel könnyedén elindulhat, és olyan alkalmazásokat is létrehozhat, amikkel ellenőrizheti üzletét vagy követheti az alkalmazottai információit. Ez a megoldás megkönyíti a programozók és a lelkes kódok munkáját.